オフ会を開くための流れ
「clmemo@aka: オフ会で幹事をするにあたり使ったウェブ・サービスのまとめ」を読んで。
オフ会を行うときには、事前に開催場所・日時を相談して決めたり、参加者を募ったりといろんな連絡を行う必要があります。そんなときに参考になりそうな記事。
オフ会を行うには、集まるネタと幹事が必要です。このふたつさえ揃えばオフ会は可能。
以下は私がオフ会やるときに関して。
連絡用スペース
Google Groupsは参加者全員がGoogleのアカウント持ってたら便利そうだけど、そういうシチュエーションってあんまりなさそうな気も。
ネット上の知り合いとオフ会を行うときには、Google Groupsに限らずどこか参加予定者だけがクローズドで確認できるサイトなり掲示板なりがあると便利。携帯番号を集めてメールで連絡でもいいけど、何度もメールを送ったりするのは結構面倒。
私の場合は、掲示板やらWikiやらをクローズドで用意してオフ会に関する連絡用に使っています。ネットを閲覧できる環境が携帯だけ、なんて人もいるので、携帯でも見られるサービスが便利。自由度の高さから、wikiの方がやっぱり便利。
日程、目的、参加予定者、開催地などを連絡する。開催場所は地図を貼ったり、Google Maps辺りで説明しておくと当日迷子がでなくてよい。
会場探し
ぐるなびを見ることが多いかな？ 店の立地条件、広さ、値段、開催時間などでいくつか候補を絞ってから、予約は電話連絡で取ります。メールでもいいけど、電話の方がいろいろと細かいことを確認しやすい。（メールだと何度もやりとりすることになる可能性も）
その店で長居できるのか、それとも時間制限ありなのか。もし２次会も行うならその場所も確保しておくのが基本。オフ会だと、カラオケボックスを使うのが結構楽だったり。別に絶対歌わないといけない訳でもありませんしね。
参加確認
開催日ぎりぎりまで人数が確定しなかったりするのは、どんな集団でもありがち。なので、オフ会のときには、人数を確定しないといけないコースよりも、その場で注文にすることが多い。人数が確定できるのなら、もちろんコースの方が楽。
参加の確認は、掲示板なら書き込み、wikiなら参加予定表などを作って、自分の箇所を更新してもらう。いちいち個別に対応しなくてもいいので、掲示板やwikiのようなウェブ上で出欠を取ってしまうのは楽だけども、土壇場での変更やウェブを見られなかったりする人のために、やっぱり幹事の連絡先（携帯）は必須。
開催当日
幹事は参加者のリストを作成して、出欠の確認をしましょう。待ち合わせ場所は、あまり人が多すぎず、でもって分かりやすい場所が無難。難しいけど。
何か目印を持ってると分かりやすいけど、過去に目印を持った人が遅刻してくるなんてこともありました（笑）←目印決めた意味無い
お初の人が多いときは、名札を用意。東急ハンズとかなら１個数十円程度で売ってます。名前書くペンも忘れずに。
できれば、会計方法なども先に決めておくと楽。人数によっては、支払い額がかなり高額になったりするので、大勢のときはあらかじめ参加費を決めておいて先に徴収してしまうのがいい。後払いで割り勘などのときは、店への支払いは先にカードなどでまとめて済ませてしまうと楽。無理に下２桁とかまで割ったりすると集めにくいので、適当に切り上げて集め、あまった額は次の場所での支払いなどに回すとスマートかな。
開催後
wikiだと、開催後にそのまま感想用ページを作ってコミュニケーションしたり、写真をアップしたりできるので便利。プライベートモードなどを使えるＷｅｂサービスで写真や動画をアップするのもありかも。
